David Allen é um consultor especializado em produtividade e, no livro “A Arte de Fazer Acontecer”, ele aborda sobre um método próprio que ele criou, chamado GTD, para gerenciar o tempo, melhorar a produtividade, reduzir o estresse e ter mais clareza sobre seus objetivos.
Neste post, vou falar sobre um resumo detalhado do livro, explicar como o método GTD funciona e dar dicas para aplicá-lo no seu dia a dia.
O que é o livro A Arte de Fazer Acontecer (GTD)?
“A Arte de Fazer Acontecer” (título original Getting Things Done) é um livro escrito por David Allen que apresenta uma metodologia de produtividade conhecida como GTD.
O principal objetivo do método é esvaziar a mente de pendências e organizar tudo em um sistema confiável, permitindo que você se concentre nas tarefas atuais sem estresse.
Para explicar o GTD, no livro o autor fala sobre porque o método funciona, dá várias dicas para colocá-lo em prática e também dá outros truques para melhorar a produtividade de forma geral (tanto no mundo pessoal quanto no profissional).
Por que o método GTD funciona?
Segundo o livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen, grande parte do nosso estresse vem dos acordos que fazemos com nós mesmos.
Sabe aquela tarefa que você sempre promete que vai fazer, mas nunca consegue cumprir?
Esse é o tipo de acordo que gera culpa e ansiedade, especialmente quando é irrealista em relação ao tempo que você realmente tem.
No dia a dia, nós lidamos um um número expressivo de responsabilidades, tarefas, papéis a exercer e inúmeras opções de como podemos usar nosso tempo.
É inevitável que a gente tenha uma sensação constante e onipresente de que não estamos fazendo o suficiente.
Esse excesso de decisões (embora positivo no sentido de termos muita liberdade de sermos o que quisermos e como quisermos) pode gerar estresse, já que exige que façamos muitas escolhas por dia.
Tarefas e dúvidas não resolvidas (isto é, sem uma próxima ação clara) ficam martelando na nossa cabeça, porque:
“Você pode enganar qualquer um, menos a sua própria mente.”
David Allen, A Arte de Fazer Acontecer
O GTD (Getting Things Done) funciona pois quando você sabe que tudo está anotado em um só lugar – e que nada importante será esquecido –, você se sente mais tranquilo e focado.
Além disso, é um sistema de produtividade flexível e pode ser adaptado a diferentes rotinas.
Com ele, você tem um sistema fácil para capturar todos esses acordos, definir o que você quer de cada um deles e criar um sistema de prioridades e lembretes.
Mesmo adotando somente parte das sugestões, eu já percebi vários efeitos positivos.
Tem um vídeo no TED que fala sobre escolhas, que vou deixar aqui como um “material extra”:
O que você vai conquistar depois de aplicar o método?
O método GTD ajuda a:
- Diminuir a sensação constante de não estar fazendo o suficiente
- Lidar com o excesso de informação e compromissos
- Organizar melhor seu tempo e prioridades
- Conquistar mais clareza mental e, consequentemente, mais criatividade
- A segurança de fazer o que precisa ser feito alinhado às suas metas
- Máxima eficiência sem estresse
A importância de saber qual caminho seguir
Como diz o Gato de Cheshire em Alice no País das Maravilhas:
“Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve.”
Alice no País das Maravilhas
Quando falamos sobre o que precisamos e queremos fazer, essa frase também é verdadeira.
Por isso, é fundamental ter clareza sobre seus objetivos de longo, médio e curto prazo. Assim, você consegue priorizar melhor seu tempo e entender que projetos, mesmo que interessantes, talvez precisem esperar se não forem prioritários no momento.
O poder do foco
Quando sabemos o que devemos fazer e, principalmente, o que não devemos fazer, fica mais fácil manter o foco e não se distrair com pensamentos aleatórios.
Se tudo aquilo que você quer fazer está anotado em um lugar confiável, você pode se concentrar na tarefa em mãos com mais tranquilidade.
Como o livro é dividido?
O livro A Arte de Fazer Acontecer é dividido em capítulos. Cada um aborda desde os benefícios do método, como praticar o método, até a organização de pastas e os resultados de análises científicas sobre produtividade.
- Parte 1: Explica o que é o sistema GTD e por que você deve usá-lo.
- Parte 2: Mostra, passo a passo, como implantar o método.
- Parte 3: Aprofunda tópicos específicos de produtividade e organização pessoal.
“Abordagens graduais e que admitem erros são mais propensas a produzir resultados satisfatórios no longo prazo.”
David Allen, A Arte de Fazer Acontecer
Resumo do livro A Arte da Fazer Acontecer: Os cinco passos do GTD
São 5 passos que formam a base do método GTD: Capturar, Esclarecer, Organizar, Refletir e Engajar.
1. Capturar
A captura consiste em esvaziar a mente, anotando tudo que chama sua atenção.
Capture tudo que passe pela sua cabeça ou que chame sua atenção, de forma que você não use sua mente como “memória” de pendências.
- Use uma “caixa de entrada” (pode ser física ou digital) para registrar todas as pendências e ideias.
- Faça um “tour” pela casa e pelo trabalho, anotando tudo que notar fora do lugar ou que precise de atenção.
- Inclua o que está na sua mente, como todos os projetos que você tem em andamento ou gostaria de fazer
Dica: Se você não anotar em um lugar confiável, seu cérebro continuará a relembrá-lo constantemente. Tenha uma caixa de entrada sempre à mão. Pode ser um caderno dedicado ou um app no celular.
Mas não adianta só capturar tudo, você também vai precisar definir, dentro os seus problemas mais abrangentes, o que você quer que seja o resultado de cada um deles – na etapa Esclarecer.
2. Esclarecer
Depois de capturar, é preciso processar cada item para não deixar a caixa de entrada se acumular. O autor diz que as pessoas pensam que seu principal problema é a falta de tempo, mas na verdade é a falta de definição do que cada projeto significa e suas próximas ações.
Pergunte-se:
- O que é isso?
- Exige ação?
- Não?
- Lixo
- Incubação (algo que talvez eu faça no futuro)
- Referência (conteúdo para arquivar)
- Sim?
- Qual a próxima ação visível?
- Leva menos de 2 minutos? Faça agora.
- Leva mais tempo? Delegue (se possível) ou adicione à lista de próximas ações.
- Não?
A próxima ação é a atividade visível que você precisa engajar a fim de finalizar aquela pendência. Se você não tivesse que fazer mais nada, o que seria seu próximo passo para concluir essa tarefa?
Se você precisa ir ao médico, mas ainda não sabe qual, a sua próxima ação é, por exemplo, perguntar por indicações no grupo da família.
“Caso ainda não tenha identificado a próxima ação física necessária para começar, haverá um hiato psicológico toda vez que pensar nesse item, mesmo que vagamente. Você tenderá a resistir a ele, o que levará à procrastinação”.
3. Organizar
Os itens que demandam ação vão para listas específicas:
- Calendário: tudo que tem dia e hora marcada (reuniões, médicos, prazos inadiáveis).
- Lista de Próximas Ações: tarefas sem dia/hora exata, mas que precisam ser feitas o quanto antes.
- Aguardando Resposta: tudo que depende de outra pessoa e que você deve acompanhar.
Já os itens que não demandam ação são classificados como:
- Lixo: jogue fora
- Incubação (“Algum dia/Talvez”): deve ser revisada de tempos em tempos. É uma ótima forma de pensar em novos projetos sem ter a obrigatoriedade de fazê-lo acontecer
- Arquivo de Referência: armazene por tópico e área. Eu faço isso usando o Notion, por exemplo. Sempre que recebo uma newsletter bacana sobre um tópico interessante, mas não posso ler naquele momento, ele já vai separado para uma pasta específica.
Para projetos (qualquer objetivo que demande múltiplos passos), crie uma lista de projetos e defina claramente:
- Qual o resultado final desejado?
- Quais os passos necessários?
- Quem é responsável por cada etapa?
Ao revisar essa lista de projetos com frequência, você mantém todos os “grandes objetivos” em movimento.
Dica: não misture no seu calendário itens de compromisso, que devem ser feitos naquela data, com as tarefas que você gostaria de realizar naquele dia, pois caso você não consiga cumpri-las, será um fator de desmotivação e você parará de usar o calendário. Imprevistos acontecem, nós não temos controle de todas as horas do nosso disso. Além de isso diminuir a importância das coisas que você não pode fazer em outro momento.
4. Refletir
Refletir significa revisar regularmente o seu sistema, de forma a garantir que tudo esteja atualizado e coerente. A Revisão Semanal é um dos pontos-chave do GTD:
- Tornar claro: esvaziar a caixa de entrada, classificar e descartar o que não faz mais sentido.
- Atualizar: verificar listas, prazos e compromissos.
- Ser criativo: aproveitar para pensar em novas ideias e avaliar projetos em andamento.
Além da revisão semanal dos itens imediatos, é importante refletir em intervalos maiores sobre seus objetivos de vida e suas metas de longo prazo.
Revisão sobre seus projetos de vida:
- Principais objetivos de vida e profissional
- Coisas que você quer concluir em 3 anos
- Melhorias no seu estilo de vida
- Está feliz com as coisas que tem feito?
5. Engajar
Por último, chega a hora de fazer acontecer. Mesmo tendo um ótimo sistema, você ainda precisará priorizar o que irá fazer a seguir.
O livro sugere algumas formas de priorização, vou elencar 3 delas:
Critérios para escolher o que fazer agora:
- Contexto: em que lugar e com que recursos você está no momento?
- Tempo disponível: quanto tempo você tem agora?
- Energia disponível: em que nível de disposição você está?
- Prioridade: o que é mais importante para seus objetivos?
Modelo tríplice para lidar com o trabalho diário:
- Fazer o trabalho pré-definido (o que já está planejado nas listas).
- Fazer o trabalho à medida que aparece (eventuais urgências que surgem no dia).
- Definir o trabalho (revisar e planejar próximos passos).
Modelo de 6 níveis para revisar o trabalho:
- Horizonte 5: Propósito e princípios (o que realmente importa?)
- Horizonte 4: Visão (planos de 3 a 5 anos)
- Horizonte 3: Objetivos (1 a 2 anos)
- Horizonte 2: Áreas de foco e responsabilidades
- Horizonte 1: Projetos em andamento
- Térreo: Ações atuais
O ideal é começar a organizar de baixo para cima, pois um cotidiano caótico atrapalha qualquer objetivo de longo prazo.
Como ser (e manter-se) mais produtivo
Além dos passos do GTD, algumas dicas práticas ajudam a manter a produtividade:
- Tenha um espaço de trabalho “blindado” de distrações.
- Mantenha a mesa o mais limpa possível, com espaço para escrever e uma caixa de entrada.
- Se possível, não compartilhe esse espaço de trabalho.
- Use pastas físicas organizadas de A a Z e etiquetas claras.
- Tenha um calendário confiável para compromissos.
Limpe e revise seus arquivos anualmente (ou em outro período regular) para evitar acúmulo de material desnecessário.
Conclusão
Eu achei o método GTD uma boa forma de me organizar, porém… tentar implementar tudo de uma vez pode ser desafiador.
Na minha experiência, entendi que o ideal é começar aos poucos, criando o hábito de capturar diariamente e fazer revisões semanais. Assim, há uma mudança significativa na maneira como lidamos com nossas tarefas e compromissos.
Como acontece em muitos livros de não ficção, esta obra também se estende em partes que fogem um pouco do método, além de retomar alguns assuntos, o que pode prejudicar a objetividade.
Ainda assim, se você se concentrar apenas nos capítulos que tratam do GTD, perceberá que o autor é bastante direto ao explicar como colocar o método em prática, o que considero um ponto positivo.
Por fim, se quiser se aprofundar, recomendo a leitura completa de A Arte de Fazer Acontecer, pois ela traz uma visão mais ampla do método e pode enriquecer sua experiência de implementação.
